Kassenpflicht und Belegpflicht getrennt prüfen
Ein kleiner Betrieb kann zur Belegerteilung verpflichtet sein, obwohl er noch keine elektronische Registrierkasse verwenden muss. Für die reguläre Kassenpflicht nennt USP, inhaltlich verantwortet vom BMF, zwei gemeinsam zu betrachtende Umsatzgrenzen je Betrieb: 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € jährliche Barumsätze. Das BMF nennt diese Beträge netto und zählt Bankomat- und Kreditkartenzahlungen zu den Barumsätzen.
Die USP-Seite verwendet beim Gesamtumsatz sowohl „ab 15.000 Euro“ als auch die Formulierung, dass beide Grenzen überschritten werden müssen. Liegt Ihr Betrieb genau an dieser Grenze oder greifen Ausnahmen, klären Sie die konkrete Einordnung mit Steuerberatung oder Finanzamt. Die Zahlen sind keine pauschale Befreiung von anderen Aufzeichnungspflichten.
Reguläre Kassenpflicht
Beide Umsatzgrenzen zusammen prüfen. Zahlung mit Karte vor Ort ist für diese Betrachtung kein Weg, Barumsätze aus der Berechnung herauszunehmen.
Belegpflicht
Grundsätzlich ab dem ersten Barumsatz, unabhängig von der Kassenpflicht. Ausnahmen gelten für bestimmte Unternehmergruppen und Umsatzarten.
Österreichische Technik
Eine verpflichtende Registrierkasse benötigt Manipulationsschutz und eine passende Signatur-/Siegelerstellungseinheit. Eine deutsche TSE ist kein Nachweis der RKSV-Eignung.
Ab wann wird die elektronische Kasse benötigt?
Nach der USP-Erklärung zu Beginn und Wegfall entsteht die Pflicht beim erstmaligen Überschreiten mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des betreffenden Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums. Der Zeitraum kann ein Monat oder Quartal sein. Überschreiten Sie die Grenzen im Februar bei monatlichem Voranmeldungszeitraum, nennt USP als Beginn den 1. Juni. Umsatzentwicklung und Voranmeldungszeitraum müssen deshalb gemeinsam geprüft werden.
Digitale Belege seit 1. Oktober 2026
Das BMF zur elektronischen Belegerteilung erklärt die seit 1. Oktober 2026 geltende Erleichterung: Der Beleg kann im Zusammenhang mit der Zahlung zum Auslesen mit einem digitalen Endgerät bereitgestellt werden. Laut USP-Erklärung zum digitalen Beleg muss der Inhalt vor Ort für eine gewisse Zeit so angezeigt werden, dass die Kundschaft ihn etwa scannen oder abfotografieren kann.
Ein Papierbeleg muss weiterhin auf Verlangen möglich sein. Kundschaft und Abgabenbehörde können ihn nach der BMF-Erklärung unmittelbar oder spätestens bis zum Geschäftsschluss des Zahlungstags verlangen. Prüfen Sie daher, wie das konkrete Kassensystem digitale Ausgabe und spätere Papierausgabe unterstützt. Die Buchung eines digitalen Belegmoduls allein beantwortet diese Betriebsfrage nicht.
Ausnahmen: nicht jede mobile Tätigkeit ist Freiluftverkauf
Die offizielle USP-Mitteilung nennt seit 1. Jänner 2026 eine Grenze von 45.000 € netto für die vereinfachte Losungsermittlung bei begünstigten Umsätzen im Freien. Die frühere Grenze von 30.000 € ist dafür überholt. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Umsätze nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten erzielt werden.
Bei Dienstleistungen außerhalb einer Betriebsstätte kann eine andere Erleichterung greifen: USP beschreibt Belegausgabe vor Ort und die zeitnahe spätere Erfassung nach Rückkehr. Weitere Regeln betreffen etwa Hütten, Buschenschanken, Vereinskantinen und bestimmte Automaten. Die Ausnahme sollte anhand Ihrer konkreten Umsatzart geprüft werden; eine mobile Kasse oder ein Tablet begründet selbst keine Befreiung.
Vor dem ersten Verkauf: Verantwortlichkeiten festlegen
Bestätigen Sie mit dem Anbieter die österreichische Konfiguration, Signatur, FinanzOnline-Anmeldung und Prüfung des Startbelegs. Legen Sie fest, wer Jahresbelegprüfung, Sicherung und Export der Kassendaten erledigt. Ein kostenpflichtiger Dienst kann diese Arbeit übernehmen; die Pflicht ist von der Entscheidung für diesen Dienst zu unterscheiden. Unsere Kostenbeispiele weisen Signatur und optionale Dienstleistungen deshalb einzeln aus.
Redaktionelle Orientierung, geprüft am 11. Oktober 2026. Die verlinkten amtlichen Quellen und die Bedingungen des Einzelfalls sind für die praktische Einordnung maßgeblich.